Подготовка к автоматизации

Мы живем в эпоху ограниченных ресурсов: природных, людских, денежных… Поэтому так важно сейчас грамотно управлять тем, что у нас есть – временем, людьми, товарными запасами, сделками, деньгами. Древняя мудрость говорит, что управлять можно лишь тем, что можешь измерить. Без автоматизации бизнеса измерять его показатели долго, трудоемко и не всегда возможно.

Автоматизация дает возможность руководителям бизнеса быстро и точно принимать решения, основываясь на оперативных и прогнозных данных, аналитике план-факт и статистике, а не на догадках и интуиции. У вас есть доступ ко всей информации. Взаимоотношения с клиентами, поставщиками, договора, счета, товары, планы продаж. Аналитика в разрезе по продавцам, контрагентам, торговым точкам, по каждой единице номенклатуры, материалам или сводная по всем товарам или услугам. Расходы на рекламу, продажи менеджеров, доходность товара. Все это, включая сравнение с предыдущим периодом, у вас перед глазами. Вы больше не зарываетесь в бумагах, вы не просите сотрудников собрать статистики, — они у вас уже есть, более того есть их анализ, произведённый системой – и теперь Вы можете уделить больше времени главной задаче руководителя — управлению компанией.

К слову. Совершенно очевидно и то, что грамотная автоматизация позволит компании в дальнейшем масштабировать бизнес без значительного увеличения человеческого ресурса и вложений в информационную инфраструктуру. Грамотная – это когда люди не путают подходы к улучшениям: механизацию и автоматизацию. При механизации все бизнес-процессы, которые были до этого остаются прежними, просто используют другие инструменты. Тут прироста эффективности вы не получите, — процессы и узкие места остаются старыми, просто та же работа делается в другой программе. Такой подход ничего не дает компании и её руководству, а только осложняет жизнь работникам из-за смены рабочей среды.

Автоматизация — это качественное изменение компании от модели управления до интерфейса учетной системы. Это не просто какая-либо компьютерная программа, это смесь логики и математики, поэтому двоякого толкования ситуаций и процессов здесь быть не может. Проект автоматизации требует серьезной предварительной подготовки, качественно новых методик управления, учета, — метрики эффективности и бизнес-процессы необходимо описать и формализовать, устранить их противоречивость. Подготовка – задача сложная, но это ключевая часть проекта, позволяющая получить четкий эскиз будущей автоматизированной управляющей учетной системы – архитектурное решение.

Разработка архитектурного решения — это небольшой, около 2х месяцев, самостоятельный проект, который позволяет понять текущее состояние управления в бизнесе и определить именно тот инструмент и комплекс условий, которые нужны для качественного изменения вашей компании. Над архитектурным решением трудится совместная команда проекта — консультанты Исполнителя и учредители, топ-менеджмент, главный бухгалтер, руководители подразделений, эксперты и ключевые специалисты со стороны Заказчика.

В процессе подготовки архитектурного решения команда проекта находит узкие места в бизнес-процессах, в понимании целей и задач компании; зачастую выявляется разное понимание целей и принципов компании, себестоимости, KPI, методик учета и управления между руководителями и специалистами компании. Исправление эффекта «лебедь, рак и щука» позволяет, попросту говоря, «навести порядок в бизнесе» и уже на этом этапе даёт существенный эффект для компании. Работа над архитектурным решением позволяет людям участвовать в действительно важном деле, объединяет и мотивирует для дальнейшей работы над качественным изменением компании при помощи инструментов автоматизации.

Шаги разработки архитектурного решения для автоматизированной управляющей учетной системы.

Шаги

Инструменты

Результат

1.       Старт проекта. Формализация ключевых потребности клиента. Работа с собственниками и топ-менеджментом компании.

 

·  Интервьюирование – снятие целей, критериев оценки, симптомов и предпосылок, ограничений, заинтересованных лиц и пр.

·  Запрос дополнительной информации — брифы, опросники, документы.

·  Аналитика полученной информации.

·  Согласование резюме (итогов) в рабочем порядке.

·  Проекту дан официальный старт, выделены ресурсы, обеспечена поддержка владельцев компании. 

·  Формализованы цели и задачи, ключевые проблемы и сложности, которые планируется решить в рамках проекта.

2.       Формирование команды проекта.

Составляем состав команды, план работы команды проекта.

·  Календарный план-график.

·  Переписка и звонки.

·  Личные переговоры.

·  Шаблоны документов.

 

·  Сформирована команда проекта.

·  Согласованы роли в проекте и процедура взаимодействия.

·  Утвержден Календарный план-график.

3.       Сбор данных.

Собираем информацию о реальных потребностях подразделений клиента, включая аппарат управления и собственников.

·  Шаблоны сбора и структурирования данных.

·  Анкетирование по шаблону для отрасли.

·  Тематические собеседования по ключевым вопросам.

 

·  Заполненные шаблоны и опросники (черновики).

·  Альбом первичных учетных документов, отчетов и печатных форм.

4.       Анализ данных.

Проверка полученной информации на достоверность, целостность и непротиворечивость.

·  Шаблоны сводных таблиц.

·  Опыт, навыки и профессиональные знания руководителей подразделений и консультантов.

·  Мозговой штурм.

·  Консультации с экспертами.

·  Шаблоны таблиц и опросников проверены руководителями подразделений и экспертами заказчика.

·  Оформлены сводные таблицы по подразделениям.

5.       Формирование функциональных требований.

Анализируем предоставленную информацию, выявляем функциональные требования.

Получение обратной связи. Корректировка функциональных требований.

 

·  Шаблоны сводных таблиц.

·  Интеграция.

·  Документальное оформление.

·  Переписка и звонки.

·  Личные переговоры.

 

·  Функциональные требования в разрезе подразделений (черновик).

·  Общие функциональные требования для всей системы (черновик).

6.       Проверка и Утверждение функциональных требований.

Защищаем и утверждаем сводные функциональные требования.

·  Переговоры.

·  Презентация (каждый руководитель подразделения защищает свои функциональные требования к системе).

·  Общие требования к системе докладывает и защищает консультант.

·  Утвержденный отчет по функциональные требования к системе.

7.       Подбор прототипа. Риски

На этом шаге консультанты (экспертно) подбирают 2 наиболее подходящих программных продукта – прототипа для автоматизируемой системы.

·  Актуализация информации по возможностям прототипов.

·  Анализ документации.

·  Тестирование демонстрационных версий.

·  Переговоры с разработчиками.

·  Анализ внутренней структуры потенциальных прототипов.

·  Сводная таблица «анализ покрытия функциональных требований программами прототипами для автоматизации».

·  Пояснительная записка с рекомендациями по выбору прототипа. 

8.       Утверждение прототипа.

Выбираем и утверждаем прототип для разработки архитектурного решения.

·  Консультанты докладывают о сильных и слабых сторонах прототипов, отвечают на вопросы, помогают определиться с выбором программы-прототипа для автоматизации.

·  Протокол о выборе программы-прототипа для автоматизации.

9.       Разработка Архитектурного решения.

·  Синтез

·  Мозговой штурм.

·  Документальное оформление.

·  Согласование с командой проекта.

·  Аналитическая записка о возможности реализации функциональных требований к автоматизированной управляющей учетной системе на базе программы-прототипа для автоматизации (черновик).

10.   Заключение.

Защита Архитектурного решения

·  Презентация архитектурного решения.

 

Консультанты докладывают о том:

·  какие доработки потребуются сделать в программе-прототипе,

·  требования к техническому оснащению,

·  кадровому составу и

·  компетенциям команды проекта для автоматизации.

·  Утвержденное архитектурное решение.

11.   Рекомендуемые мероприятия.

Оформление сопроводительной аналитической записки.

·  Синтез

·  Мозговой штурм.

·  Документальное оформление.

·  Презентация.

·  Сдача-приемка и документальное оформление результатов.

·  Экспертная оценка прогнозной стоимости и сроков выполнения работ по автоматизации.

12.   Решение о дальнейшем развитии системы.

·  Переговоры с владельцами и руководителями компании.

·  Решение о переводе компании на качественно новую модель бизнеса на основе архитектурного решения.

·  Оформление договора на проект автоматизации.

About the author: atexadmin

Leave a Reply

Your email address will not be published.